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La telefonia VoIP diminuisce nella maggior parte dei casi le spese reali della comunicazione. Oltre ai risultati a breve termine, le chiamate gestite su IP riducono i costi dell’Azienda anche per quanto riguarda le statistiche sulle spese a lungo termine.
Inoltre la comunicazione VoIP integrata e condivisa permette a persone o colleghi dislocati su sedi diverse di lavorare insieme come fossero nello stesso ufficio ma con notevole risparmio sul binomio tempo/costi.

Molteplici chiamate telefoniche possono essere trasmesse dalla stessa linea telefonica a banda larga (con la modalità Centralino si possono effettuare 4, 8 e ulteriori chiamate contemporanee), così il Voice over IP facilita l’aggiunta di linee telefoniche all’Azienda. Inoltre le soluzioni per i contact-center migliorano la comunicazione con i clienti assicurando che tutte le informazioni, i dati e le applicazioni siano disponibili dove e quando sono necessarie.

Il trasferimento di chiamata, il caller ID ossia la visualizzazione del numero di chi sta effettuando la chiamata o il richiamo automatico, sono tutte opzioni implementate nella tecnologia VoIP, opzioni che solitamente sono offerte come servizi extra dalle compagnie telefoniche per la telefonia analogica.
Inoltre con il VoIP, le comunicazioni unificate multipiattaforma sono garantite, così come l’integrazione con altri servizi disponibili in rete come la messaggistica, la video-conversazione etc.

Usufruire della telefonia VoIP significa che con una connessione Internet, un router e un Account VoIP, avete il vostro numero telefonico pronto a ricevere ed effettuare chiamate.
Ecco un esempio pratico della globalità del VoIP: siete fuori sede ma in un posto dove avete una connessione di rete Wi-Fi? Con un normale telefono cellulare che ha anche una connessione di rete Wi-Fi e un client SIP, portate ovunque con voi il numero telefonico di casa.

Se l’utente vuole essere certo di ricevere delle chiamate che sta attendendo, può trasferirle/deviarle su un telefono mobile ottenendo così il massimo della comodità oppure può allo stesso modo trasferirle/deviarle ma su di un altro telefono, ad esempio un telefono fisso (opzione più economica).

La telefonia tramite VoIP risulta più sicura della normale telefonia analogica, poiché anche se le chiamate VoIP non sono criptate o cifrate, risultano comunque ben protette grazie all’implementazione di protocolli di rete standard.
Per riuscire a intercettare o manomettere una comunicazione effettuata tramite tecnologia VoIP si deve infatti aver accesso agli apparati che costituiscono la rete VoIP e/o la rete Internet, il che è difficilmente fattibile. Inoltre l'autenticazione che permette di identificare chi effettua le chiamate è protetta tramite un protocollo di hashing, quindi anch’esso molto difficile da ingannare.

Chiamate contemporanee, chiamata in attesa, chiamata a tre, deviazione/trasferimento di chiamata e audioconferenza sono alcune delle funzionalità avanzate fornite dai software della tecnologia VoIP. Tali funzionalità possono essere facilmente implementate con nuove funzioni opzionali, semplicemente installando moduli software addizionali o effettuando degli upgrade.
Tali operazioni d’implementazione e resa personalizzabile della performance risultano rapide, economiche ed effettuabili anche in remoto. Ma l’innovazione principale del VoIP sta nell’aspetto della versatilità, questa tecnologia rende possibili e soprattutto economicamente praticabili, funzioni all’avanguardia come l'integrazione fra segreteria telefonica ed e-mail (i messaggi arrivano tramite Posta Elettronica come allegati), i pulsanti “chiamami” integrati direttamente nelle pagine Web (con un clic si attiva la chiamata), e tanto altro ancora.

La tecnologia VoIP offre la possibilità di avere un nuovo numero geografico di appartenenza, ma se l’utente non vuole perdere il proprio numero telefonico, il VoIP permette il servizio di Number Portability.
La Number Portability (servizio di attivazione, disattivazione e codice di migrazione) è infatti, una procedura che permette di trasferire il proprio numero telefonico da un operatore ad un altro, si potranno quindi trasferire i numeri già esistenti sulla nuova linea VoIP (così come è possibile fare con i vari gestori di telefonia mobile), risparmiando ovviamente, sui costi dei canoni fissi sulle linee esistenti.

La convergenza e l'integrazione delle comunicazioni vocali nel sistema informatico potrebbe avere entro poco tempo, un impatto realmente altissimo nel mondo del web. Inutile dire che le Aziende sarebbero le prime a trarre vantaggio da questo punto di forza del VoIP, infatti, nel momento in cui tutto diventa comunicazione integrata all’interno di uno stesso sistema, gestire la globalità dei meccanismi comunicativi, secondo procedure e metodi unici e già affermati, è senza dubbio più facile e meno dispendioso. Informazioni, dati e comunicazioni Voce viaggeranno su un’infrastruttura unica, così come unico sarà il sistema di cablaggio per apparecchi telefonici e computer; si ridurranno così i costi di manutenzione/aggiornamento delle reti, inoltre, le varie postazioni d’ufficio potranno essere gestite in modo più efficace, flessibile e dinamico. Infine, con l'adozione di sistemi di rete Wi-Fi, anche i cavi non rappresenteranno più un problema ingombrante.

Grazie all'integrazione tra VoIP, rete Internet e Pc sarà possibile attivare finestre informative munite di audio/video conferenza e condivisione real-time di documenti con l'interlocutore. La comunicazione risulterà unificata e multipiattaforma: le telefonate, la casella vocale, l'inoltro di conversazioni telefoniche, le chiamate in conferenza con più clienti, il trasferimento di chiamata su altri apparecchi (non più soltanto su altri telefoni, ma su qualsiasi dispositivo collegato, sia esso un telefono desk o mobile, un computer o un notebook); tutto questo sarà gestibile tramite un’interfaccia web.
Nello stesso modo potranno essere archiviati agevolmente anche messaggi istantanei, e-mail, fax, comunicati in segreteria e chiamate.